La legalizzazione di documenti e atti - Notiziario non periodico di informazione online per gli italiani all'estero.

Vai ai contenuti

Menu principale:

La legalizzazione di documenti e atti

Normativa
La legalizzazione dei documenti (certificati, atti, ecc.) provenienti dai paesi di origine è un grande problema che riguarda non solo tutti i cittadini immigrati che hanno la necessità di farli valere in Italia, ma anche gli italiani che hanno la medesima necessità di produrre documenti originati in Italia e farli valere nel paese all'estero.

Basti pensare, ad esempio, ai documenti necessari per potersi sposare in Italia, come il certificato di nascita e il relativo nulla osta al matrimonio che devono essere legalizzati in quanto non è possibile procedere alla cosiddetta autocertificazione.

Si premette, infatti, che l’autocertificazione è riconosciuta in via generale solo dalla legge italiana per semplificare l’attività amministrativa (legge 4 gennaio 1968 n. 15), come possibilità alternativa rispetto alla richiesta e al rilascio del certificato vero e proprio da parte degli uffici competenti, consentendo che una persona possa autocertificare, dichiarandole sotto la propria responsabilità, determinate circostanze riconosciute in atti pubblici.

In passato era tollerato che un determinato certificato straniero fosse utilizzato in Italia avvalendosi di traduzioni fatte direttamente nel territorio nazionale, ma l’art. 2, comma primo, del regolamento di attuazione (d.p.r. 394/99) ha posto dei limiti precisi, distinguendo nettamente ciò che può essere autocertificato da ciò che va documentato allegando documenti originali stranieri da legalizzare.

I cittadini stranieri con regolare permesso di soggiorno possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli art. 2 e 4 della legge 4 gennaio 1968 n. 15, limitatamente agli stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani, fatte salve le disposizioni del testo unico del presente regolamento che prevede l’esibizione o la produzione di specifici documenti.

In parole semplici un cittadino straniero può — alle medesime condizioni di un cittadino italiano — autocertificare determinati fatti a condizione che siano già ufficialmente noti e acquisiti presso un ufficio pubblico italiano competente.

A titolo di esempio se un figlio di un cittadino Italiano è nato all'estero, e i genitori hanno provveduto a trascrivere e riconoscere la sua nascita agli organi competenti italiani e quindi lo stesso è già registrato all’ufficio di stato civile in Italia, i genitori possono rilasciare autocertificazione in Italia della nascita del proprio figlio.

Diversamente, se non è stato possibile registrare la nascita in Italia del figlio nato all'estero bisogna attenersi alla disposizione del comma 2. dell’art. 2. dello stesso regolamento, secondo il quale: "gli stati, i fatti, e le qualità personali diversi da quelli indicati nel comma 1., sono documentati, salvo che le convenzioni internazionali dispongano diversamente, mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana, autenticata dall’autorità consolare italiana, che ne attesta la conformità all’originale".

In altre parole, ciò che non è autocertificabile dovrà essere certificato mediante documenti che devono essere legalizzati, quindi non è possibile far valere direttamente in Italia un certificato (anche se munito di traduzione asseverata da un interprete iscritto all’apposito ruolo del tribunale) che non sia stato preventivamente legalizzato presso il consolato italiano del Paese di provenienza.

La procedura della legalizzazione serve ad attribuire validità secondo la legge italiana ad un certificato straniero.

Lo stesso deve essere preventivamente tradotto da un interprete accreditato dal consolato italiano e poi controllato dall’autorità consolare italiana, allo scopo di verificare che il documento sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese di origine, o che sia stato rilasciato da parte dell’ufficio competente di quel paese.

Il procedimento è particolarmente complesso perché non ha il solo allo scopo di assicurare la conformità della traduzione e verifica della documentazione, ma anche di verificare se è rilasciato nel rispetto delle leggi locali e se il funzionario che lo firma è abilitato, dal momento che in Italia nessuno potrebbe sapere e verificare realmente se un determinato documento proveniente da un ufficio straniero sia effettivamente valido.

Spesso, poiché il consolato non conosce tutte le firme dei vari funzionari, è necessario richiedere preventivamente la convalida da parte di un’altra autorità del paese straniero (normalmente si tratta del Ministero degli Esteri).

La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo - provvede, per delega del Ministero degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero di:

  • atti e documenti formati in territorio italiano presso la provincia di competenza territoriale affinché abbiano valore all'estero;
  • atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera avente sede nella provincia di competenza.

La legalizzazione degli atti firmati dai notai, dai traduttori giurati, dai funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.

La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968: Austria, Grecia, Malta, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Turchia, Germania, Lussemburgo, Polonia, Spagna, Repubblica Moldova e Romania.

Nota bene:
Accordi bilaterali prevedono la dispensa dalla legalizzazione per alcuni tipi di atti che andrebbero esaminati singolarmente, allo scopo è meglio consultare la banca dati ITRA disponibile presso il sito del Ministero degli Esteri, costantemente aggiornata.

  • Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961;
  • Legge 4 gennaio 1968;
  • Convenzione di Atene del 15 settembre 1977;
  • Convenzione europea di Londra del 7 giugno 1968;
  • D.P.R. 3/11/2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e semplificazione dell'ordinamento dello stato civile);
  • D.P.R. 28/12/2000, n. 445.
Non riceviamo alcun finanziamento la nostra indipendenza sei Tu
Notiziario non periodico di informazione online
Notiziario non periodico di informazione online
Torna ai contenuti | Torna al menu